Tầm quan trọng của quản trị dòng tiền trong doanh nghiệp
Quản trị dòng tiền hay quản lý dòng tiền là hoạt động hoạch định và tổ chức điều khiển để cân đối dòng tiền ra, dòng tiền vào vào theo yêu cầu của hoạt động của DN nhằm tối đa hóa giá trị của DN. Xét theo thời hạn phát sinh dòng tiền có thể chia dòng tiền của một DN thành 2 loại là dòng tiền dài hạn và dòng tiền ngắn hạn.
Quản trị dòng tiền một cách hiệu quả là yêu cầu cực kỳ bức thiết, quyết định trực tiếp đến sự sống còn của cả một DN. Sự thiết hụt tiền mặt ở mức độ nghiêm trọng, ví dụ như khi nợ đến hạn phải trả cho ngân hàng hoặc nhà cung cấp nhưng DN không có tiền mặt sẵn sàng để thanh toán, DN hoàn toàn có thể bị khởi kiện và yêu cầu tuyên bố phá sản.
Ngược lại, sự dư thừa tiền mặt của DN sẽ dẫn đến việc tiền mặt không được sử dụng hiệu quả và đúng lúc, dẫn đến sự lãng phí trong khi DN phải vay vốn ngân hàng hoặc các quỹ tín dụng với lãi suất cao. Điều này một lần nữa sẽ thể hiện sự yếu kém trong hoạt động quản trị tài chính DN.
Chính vì vậy, cần phải có sự hoạch định điều khiển sự vận động ra vào của dòng tiền phát sinh trong quá trình hoạt động đảm bảo sự cân đối giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra trong quá trình hoạt động của DN.
Khó khăn của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong việc quản trị dòng tiền
Ngày 26/8/2021 Chính phủ ban hành Nghị định số 80/2021/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Hỗ trợ DNNVV. Theo đó, tiêu chí xác định DNNVV được quy định như sau:
- DN nhỏ trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; lĩnh vực công nghiệp và xây dựng sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 100 người và tổng doanh thu của năm không quá 50 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 20 tỷ đồng, nhưng không phải là DN siêu nhỏ.
DN nhỏ trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 50 người và tổng doanh thu của năm không quá 100 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 50 tỷ đồng, nhưng không phải là DN siêu nhỏ.
- DN vừa trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; lĩnh vực công nghiệp và xây dựng sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 200 người và tổng doanh thu của năm không quá 200 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 100 tỷ đồng, nhưng không phải là DN siêu nhỏ, DN nhỏ.
DN vừa trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ sử dụng lao động có tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm không quá 100 người và tổng doanh thu của năm không quá 300 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn của năm không quá 100 tỷ đồng, nhưng không phải là DN siêu nhỏ, DN nhỏ.
Đối với các DNNVV ở Việt Nam hiện nay, trong quản trị dòng tiền còn gặp phải một số khó khăn nhất định như sau:
Thứ nhất, các DNNVV Việt Nam có năng lực quản trị tài chính chưa tốt.
Ở Việt Nam, các DNNVV chiếm khoảng 98% số DN (khoảng 700.000 DN), cung cấp việc làm cho 78% lực lượng lao động và đóng góp 49% vào GDP, và 41% tổng thu ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, hoạt động của các DNNVV gặp rất nhiều khó khăn. Theo thống kê của Cục Quản lý đăng ký kinh doanh (Bộ Kế hoạch và Đầu tư), mỗi tháng có khoảng 7000 DN đóng cửa, trong đó chủ yếu là DNNVV. Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do các DNNVV Việt Nam có năng lực quản trị tài chính yếu: quy mô nhỏ, khả năng huy động vốn còn hạn chế, đầu tư vào tài sản cố định và đầu tư dài hạn còn ít, khả năng quản trị vốn còn nhiều bất cập, khả năng sinh lời thấp.
Thứ hai, nhà quản trị DN thiếu nhiều kỹ năng quan trọng, trong đó có kỹ năng quản trị dòng tiền.
Một trong những nguyên nhân quan trọng khiến cho các DNNVV ở Việt Nam không đứng vững trong một thị trường có quá nhiều biến động đó là nhiều nhà quản trị DN thiếu kỹ năng để quản trị DN hiệu quả, đặc biệt về quản trị tài chính. Nhiều nhà quản trị DN không trực tiếp hoặc không muốn trực tiếp liên quan đến hoạt động quản trị tài chính của DN. Điều này có thể do họ quá quá bận rộn với các hoạt động khác của DN như sản xuất, tìm kiếm thị trường, quản trị nhân sự, hoặc không có kiến thức cũng như không quan tâm đúng mức đến các hoạt động tài chính và quản trị tài chính. Họ dựa nhiều vào bộ phận kế toán của DN, tuy nhiên không phải DN nào cũng có bộ phận kế toán riêng. Rất nhiều DNNVV thuê kế toán bên ngoài để lập sổ sách kế toán của DN, và các sổ sách này chủ yếu phục vụ kế toán thuế.
Thứ ba, tình trạng thiếu vốn là phổ biến đối với các DNNVV tại Việt Nam hiện nay.
Một trong những rào cản lớn nhất cho sự phát triển của các DNNVV là thiếu vốn. Các DN khởi nghiệp thiếu vốn đã đành nhưng các DN đã hoạt động cũng thiếu vốn để mở rộng sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường. Nhiều DN tăng trưởng tốt, lợi nhuận cao nhưng vẫn thiếu vốn. Vốn là yếu tố quan trọng nhất để tồn tại cho một DNNVV. Nhiều DN nhận thức được rằng kiểm soát dòng tiền hiệu quả là mối quan tâm lớn nhất của họ.
Quản trị dòng tiền là một trong những nội dung quan trọng nhất trong quản trị tài chính của các DNNVV. Tuy nhiên, nhiều DN không phân biệt được lợi nhuận và dòng tiền. Kế toán tổng hợp không tập trung vào dòng tiền, mà tập trung vào thu nhập ròng hoặc lợi nhuận. Nhiều DN có lợi nhuận nhưng vẫn gặp vấn đề về dòng tiền.
Nâng cao hiệu quả quản trị dòng tiền đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Để nâng cao hiệu quả quản trị dòng tiền đối với các DNNVV tại Việt Nam, cần chú trọng các nội dung sau:
Một là, chìa khóa quan trọng để quản trị dòng tiền hiệu quả là lập ngân sách và dự báo.
Các DN nên chuẩn bị một kế hoạch tài chính. Thông thường, các DNNVV nên lập kế hoạch ngân sách theo năm bao gồm dự đoán doanh thu và chi phí của DN hàng tháng. Từ nguồn này, các DN sẽ có cơ sở số liệu liên quan đếnthu nhập và dòng tiền ra hàng tháng. Ngân sách dự đoán lợi nhuận của DN, trong khi dự báo dòng tiền dự đoán dòng tiền ròng. Trên cơ sở dự báo dòng tiền, DN sẽ có kế hoạch gọi vốn cho các trường hợp thiếu hụt dòng tiền.
Bất cứ một việc làm gì, để đạt được tác dụng tốt thì điều kiện kèm theo cần là phải có một kế hoạch rõ ràng. Việc sử dụng tiền cũng vậy, để nguồn kinh tế tài chính trong DN được sử dụng một cách tối ưu nhất thì DN cần phải lập kế hoạch dòng tiền định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý. Kế hoạch cũng là cơ sở để DN kiểm tra, nhìn nhận được hiệu quả sử dụng tiền, từ đó đưa ra được những giải pháp quản trị dòng tiền đúng đắn. Vì vậy, một trong những nguyên tắc để quản trị hiệu quả dòng tiền trong DN là phải kiến thiết xây dựng được một kế hoạch dòng tiền rõ ràng .
Hai là, DNNVV cân nhắc nguồn huy động.
Khi gặp thiếu hụt tiền mặt, các DN thường có hai lựa chọn: hoặc huy động thêm vốn chủ sở hữu (tức là bỏ thêm tiền của mình vào), hoặc huy động vốn vay từ bên ngoài (ngân hàng, thị trường tài chính). Do hạn chế về việc tiếp cận thị trường tài chính, các DNNVV thường sử dụng vốn chủ sở hữu, ít sử dụng các nguồn vốn chính thức bên ngoài để tài trợ cho hoạt động của mình. Nhiều khảo sát trên thế giới cũng như ở Việt Nam cho thấy, rất nhiều DNNVV trả lời họ không có nhu cầu vay vốn ngân hàng. Theo kết quả khảo sát 996 DN Việt Nam (Enterprise Survey) của World Bank từ 2014 đến 2016, khó khăn về tiếp cận vốn được đánh giá là rào cản lớn nhất của DN, tuy nhiên chỉ có 28,8% DN khảo sát có sử dụng vốn vay ngân hàng.
Khảo sát các DN không đi vay, kết quả cho thấy một tỷ lệ lớn các DN trả lời do không muốn bị nợ và/hoặc cho rằng các khoản vay quá rủi ro. Điều này có thể gợi ý rằng, các DNNVV có thể không nhận thức được lợi ích và việc sử dụng vốn vay hợp lý. Do đó, cần thay đổi nhận thức của các DNNVV về việc sử dụng vốn vay. Nếu sự ác cảm với các khoản vay này không được giải quyết, nó có thể là một trở ngại đáng kể cho sự tăng trưởng của các DNNVV, vì hầu hết các dự án mở rộng đều được tài trợ bằng vốn vay. Thông thường, lợi nhuận không đủ lớn để tài trợ cho các kế hoạch mở rộng và việc chỉ dựa vào nguồn vốn nội bộ có thể kìm hãm sự phát triển của các DN.
Ba là, DNNVV nên sử dụng công nghệ để tự động hoá quy trình kế toán.
Nếu hệ thống kế toán của DNNVV vẫn bao gồm nhiều thủ tục giấy tờ, thì DN nên cân nhắc đầu tư vào phần mềm điện toán đám mây để có tầm nhìn bao quát hơn và cập nhật hơn về tình hình hoạt động của tất cả các bộ phận.
Những phần mềm kế toán điện toán đám mây hiện đại có giao diện cho phép chúng tương tác với các ứng dụng khác. Những ứng dụng này bao gồm: nghiệp vụ ngân hàng, bảng lương, phần mềm bán hàng và thậm chí cả quản lý dự án đối với một số ngành công nghiệp cụ thể. Những phần mềm này bao gồm các công cụ thông minh, cho phép DN phân tích tình hình tài chính một cách chi tiết và xác định được hướng đi của dòng tiền.
Bốn là, nên giảm thiểu tối đa rủi ro từ việc bán chịu, kiểm soát các khoản nợ phải thu và nợ phải trả.
Nhiều khách hàng của DN cố tình kéo dài thời gian thanh toán, dẫn đến DN bị thiếu hụt tiền mặt. Do vậy, rủi ro từ việc bán chịu cũng là một vấn đề mà các DN cần phải quan tâm.
Nợ phải thu là nguồn vốn mà DN đang bị những bên khác chiếm hữu. Nếu không quản trị tốt những khoản nợ phải thu thì DN sẽ dễ rơi vào trường hợp mất tiền, gây trở ngại một phần đến kế hoạch của DN. Điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền trong DN. Vì lý do đó mà một trong những công việc quản trọng để quản trị dòng tiền được hiệu quả là trước hết phải quản trị tốt được những khoản nợ phải thu.
Ngoài nợ phải thu thì nợ phải trả cũng là một khoản mà DN cần quan tâm. Nợ phải trả là chỉ tiêu phản ánh một phần về tình hình dòng tiền ra của DN. Nếu như nợ phải trả quá cao, chứng tỏ dòng tiền ra đang bị ùn tắc, nghĩa là dòng chảy của tiền trong DN đang bị mắc kẹt. Vì vậy, để đảm bảo tính liên tục của dòng tiền thì DN phải quản trị tốt những khoản nợ phải trả .
Năm là, sử dụng các công cụ giúp dự báo dòng tiền một cách chính xác.
Dưới góc độ của DNNVV, thì dự báo dòng tiền được hiểu một cách đơn giản là xem xét những khoản tiền sẽ nhận/thu vào để đảm bảo rằng các khoản chi ra có thể được quản lý để tránh chúng vượt quá các khoản thu vào. Dự báo dòng tiền sẽ DN giúp trấn áp và giữ được thế chủ động trong việc cân đối được giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra, giúp nguồn tiền được sử dụng hiệu quả nhất.
Dự báo dòng tiền chưa khi nào là dễ dàng và thường phát sinh những sai lệch. Và để công tác này thu được hiệu quả cao nhất, buộc DN cần phải sử dụng những công cụ hỗ trợ. Các công cụ hỗ trợ sẽ phát huy tác dụng sau khi đã tính đến những yếu tố bên trong và bên ngoài DN phát sinh có thể tác động đến dòng tiền.
